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お客さまの困った、困った(^^ゞ Vol.13 「困ったメール」 

お客さまの困った、困った

かつてメールの返信でお客様にご迷惑をお掛けしましたことがありました。

いつもお客様からメールで見積依頼があると、ほぼ毎日訪問しておりましたのでお見積は持参していました。しかし、ある頃から出張も増えて見積期限も迫っておりましたので、ご依頼を頂きましたメールに返信を致しました。

こういった事は以前にもあり、決して悪い事ではありません。

ところが、この見積はお客様のシステム上、ご担当からのメールとはいえ決められたメールシステムから同じタイトルで違う見積のメールが届く訳です。

ですから、よく注意しないと見過ごしてしまうのだそうです。

確かにお見積依頼を頂く時、過去の見積依頼がスレッド(※)「ON」されていると件名が同じものはメールが自動的にまとめられてしまいます。ということで、せめてメールする時はご依頼番号や件名をタイトルに入れてご返信すべきでした。

しかし、まだ「困った」メールがありました。

件名の内容とは全く違う過去のメールがまとまっていることが稀にあります。おそらく、送信する相手のメールアドレスが登録されておらず、過去の受信データを使って送信されたのでしょう。

これは一目見たときに過去のメールと勘違いをしたり、件名と本文の内容が違うので意味を理解出来なかったりする事があります。

また、後で検索をしようとした時に非常に探し辛いことにもなります。最初は面倒でもせめてメールアドレスをコピーして登録し新しいメールで送るようにしましょう。

弊社はパソコンのメールをスマートフォンで確認できるのですが、基本スマートフォンのスレッドは「ON」状態です。そうすると表示されるのは件名のみで本文は隠れたままですから、そこに別の内容が書いてあっても見落とします。

よく見るとスマートフォンの右の方に未読メールの数が表示されていますが、意識をしていないと結局見落としてしまいます。

「困った」ものです(^‐^;

※「スレッド」とは同じ件名ごとにメールがまとまる表示方法の事です。