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オシゴトだより 二十七通目「グループウェア その2」

オシゴトだより

総務・企画を担当する小林が、商品や業界情報とはまた違う切り口で皆様にちょっとした話題をお届けする「オシゴトだより」。

二十七通目の今回お届けするのは、「グループウェア」のお話し、その 2 です。

以前、新しいグループウェアについて検討しているという記事を書きましたが(オシゴトだより 二十四通目「グループウェア」 https://www.ryokosangyo.co.jp/renewal/?p=9755 )、いろいろと検討が進み、あるサービスのトライアルを開始しました。

一つの画面の中に出勤退勤ボタンから行き先メモ、経費申請やらスケジュール設定時に施設予約が同時にできるなど、機能がてんこ盛りです。もちろんクラウド型なので、出先からもアクセスすることができます。便利そうだけどこれは使う側も「使いこなす」ためのレベルアップが必要そうです。

例えば、今まで休暇申請は紙の申請用紙を利用していたので、上長の検印を受けたものが総務担当者に提出され、有給休暇の残管理などを行ったのちファイリング、人事総務に関する書類の保管場所と保管期限は決まっていましたのでサイクルに合わせた処理がされていました。

今後グループウェア上で処理が進むことになった場合の書類はどうなるのでしょう?
クラウド上でデータはどこまで保持されるのか?
蓄積されたデータのメンテナンスは必要ないのか?
法律上そもそも電子化に要件がある書類の種類とそうでないものの分類は?

・・・なんだか調べたり新しく決めなければいけないことがたくさんありそうです。

使いこなしてみんなが気持ちよく本来の業務に集中できる日を夢見て、勉強勉強です!